Externe Bauherrenvertretung bei Bauprojekten

Externe Bauherrenvertretung bei Bauprojekten

Fachartikel B+R, April 2022

Autoren: Felix Frey und Matthias Hugi

Wann ist der Beizug einer professionellen externen Bauherrenvertretung bei Bauprojekten sinnvoll und zielführend? Was ist für eine erfolgreiche Projektabwicklung zu beachten?

Es gibt diverse Gründe, wieso eine Bauherrschaft die äusserst wichtige Führungsaufgabe der Bauherrenvertretung einer externen Stelle delegieren möchte. Oft führt die Erkenntnis, dass intern zu wenig Ressourcen (fehlende Zeit), Erfahrung (fehlendes Know-how) oder Durchsetzungsvermögen vorhanden ist, zu einem entsprechenden Entscheid. Brandenberger+Ruosch (B+R) hat sich bereits vor über 50 Jahren auf die Bauherrenvertretung spezialisiert und übernimmt für private und öffentliche Bauherren die Projektleitung Bauherr. Mit dieser langjährigen Erfahrung kann B+R jederzeit unverzüglich auch in laufende Projekte einsteigen und steuert die übertragenen Bauvorhaben aktiv sowie konsequent auf die Kundenbedürfnisse zu. Dabei gibt B+R die notwendigen Leitplanken passgenau vor, wie beispielsweise den Aufbau der Projektorganisation, die Formulierung der Bestellung, den Aufbau der Budgetierung und Kostenkontrolle oder die Verpflichtung aller notwendigen Planer und Spezialisten. Auf dieser Basis und unter der zielgerichteten Führung der Projektleitung Bauherr kann das Projektteam die einzelnen Planungs- und die Realisierungsziele gemeinsam Schritt für Schritt erreichen. Die Einhaltung der gesetzten Leitplanken und Ziele wird dabei laufend überwacht und bei Phasenabschlüssen im Detail überprüft und dokumentiert. Bei Bedarf greift die Projektleitung Bauherr korrigierend ein und justiert frühzeitig nach.

Neubau Rieter CAMPUS und Weiterentwicklung Rieter Areal

Rieter plant und realisiert auf ihrem Areal in Winterthur Töss den Neubau eines attraktiven und innovativen Kunden- und Technologiezentrums sowie eines flexiblen Verwaltungsgebäudes. Vorbereitend erfolgte der Rückbau der Werkhalle 40. Daneben sind unter anderem die Umplatzierung der Buswendeschlaufe und Haltestelle, die Planung und Realisierung der Gebäudesanierung der geschützten Klostermühle sowie die Überlegungen zur Entwicklung des Restareals mit allen Beteiligten zu orchestrieren.

B+R verantwortet für Rieter die strategische Gesamtprojektleitung auf Seite Bauherrschaft über alle Projekte sowie die operative Projektleitung Bauherr in den einzelnen Projekten. Dabei nimmt die Führung des Neubauprojektes Rieter CAMPUS die Schlüsselrolle ein. B+R führt dieses Projekt seit dem Abschluss des Konkurrenzverfahrens (Studienauftrag mit fünf renommierten Planungsbüros aus dem Kanton Zürich). Im Rahmen dieser Führungsrolle hat B+R zuerst die Projektorganisation und alle Projektmanagement-Hilfsmittel aufgebaut, den Generalplanervertrag verhandelt und die vorbereitenden Arbeiten wie den Rückbau der Werkhalle 40 inklusive Schadstoff- und Altlastensanierung, archäologischen Grabungen usw. an die Hand genommen. Der mandatierte Generalplaner erarbeitete in der Folge unter Führung von B+R das Vorprojekt, das Bauprojekt sowie das Baugesuch. Nach jeder Phase wurde gemeinsam mit den internen, am Projekt beteiligten Stellen die erarbeiteten Ergebnisse geprüft und bei Bedarf die Bestellung für die nächste Phase präzisiert. Nach Genehmigung des Bauprojektes durch die Bauherrschaft hat B+R die Projektumsetzung im Totalunternehmermodell vorbereitet. Auf Basis funktionaler Vorgaben wurde eine Totalunternehmersubmission durchgeführt und gemeinsam mit dem zugesicherten Partner den aktuellen Projektstand optimiert. Dies geschah partnerschaftlich auf Augenhöhe immer fokussiert auf die definierten Ziele und gesetzten Leitplanken, begleitet von einem unabhängigen Expertenteam für die Qualitätssicherung. Dem erst im Anschluss an diese Phase unterzeichneten Totalunternehmer-Werkvertrag wurde das optimierte Bauprojekt zugrunde gelegt. Die weiteren Planungsschritte erfolgten unter der Führung des mandatierten Totalunternehmers. Im Januar 2022 konnte die durch einen Drittunternehmer bereits erstellte Baugrube dem Totalunternehmer zur Realisierung übergeben werden. Die anschliessenden Ausführungsarbeiten werden durch die Projektleitung Bauherr in allen Schritten begleitet und gegenüber der übergeordneten Steuerung und dem Verwaltungsrat regelmässig rapportiert. Im Rahmen dieser institutionalisierten Reportings wurde die Stammorganisation auch in die weitere Projektumsetzung und noch in anstehende Entscheidungen eingebunden.

B+R verantwortete auch die zahlreichen Nebenprojekte, die mit dem Neubau verknüpft sind. Durch diese Gesamtverantwortung konnte sichergestellt werden, dass die Nahtstellen zwischen den einzelnen Projekten reibungslos passen und keine relevanten Anforderungen vergessen gehen. So behielt B+R die Fäden zum Contracting für die Wärmeerzeugung mittels Erdsonden in den Händen und koordinierte die Leistungen der Stadtwerke Winterthur mit der Planung und Realisierung des Totalunternehmers. Zudem wurde gemeinsam mit Stadtbus Winterthur, der Stadtwerke und dem Tiefbauamt eine passende Lösung für die Buswendeschlaufe, die Haltestelle, einen Gleichrichterraum und die Ergänzungen der Fahrleitungen auf dem Rieter-Areal entwickelt. Weiter sind die Sanierung der geschützten Klostermühle inklusive Hochwasserschutz Töss, die Schadstoff- und Altlastensanierung und die archäologischen Grabungen auf den Neubau abzustimmen und in Einklang mit der Johann Jacob Rieter-Stiftung zu planen und zu realisieren. Zuletzt durfte B+R gemeinsam mit der Stadt Winterthur das Potential des freiwerdenden (aber zwischengenutzten) Areals untersuchen.

Grundsätze für eine erfolgreiche Projektabwicklung

Für eine erfolgreiche Abwicklung von Bauprojekten gibt es ein paar einfache Grundsätze zu beachten. Dabei kann eine externe Projektleitung Bauherr, ausgestattet mit genügend Ressourcen, dem nötigen Know-how und entsprechender Führungskompetenz, die Bauherrschaft kompetent und umfassend vertreten. Als optimales Fundament für ein Bauprojekt ist in einem ersten Schritt ein passendes Zielbild zu skizzieren. Dazu sind die Anforderungen und Bedürfnisse der Bauherrschaft zu formulieren. Im weiteren Projektverlauf wird aus diesem Zielbild die konkrete Bestellung herauskristallisiert und deren Erfüllung regelmässig und speziell bei Phasenabschlüssen überprüft. Dadurch ist sichergestellt, dass stets der aktuelle Stand der Anforderungen und Bedürfnisse der Bauherrschaft als Messlatte dient und die entsprechende Zielerreichung gesichert und dokumentiert ist.

Als nächstes ist ebenfalls möglichst frühzeitig die Projekt- und Ablauforganisation zu definieren. Dazu gehört auch der Aufbau von wichtigen Projektmanagementhilfsmitteln wie Projekthandbuch, institutionalisiertem Sitzungswesen, Kostenkontrolle, Vorbereitung der Planung. Diese Instrumente definieren die relevanten Leitplanken und Vorgaben und ermöglichen eine aktive Projektsteuerung durch die Bauherrenvertretung. Die Instrumente werden durch die Projektleitung Bauherr periodisch auf ihre Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf aktualisiert. Eine klar festgelegte Planung hilft beispielsweise dabei, der Bauherrschaft eine generelle Übersicht über die Abwicklung des Bauprojektes zu verschaffen und zeigt auf, wann welche projektbeteiligten Stellen zum Zuge kommen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Leistungen korrekt, vollständig und zeitgerecht erbracht werden. Für die Projektabwicklung sind diverse externe Partner zu beauftragen. Für die Mandatierung geeigneter Planer und Spezialisten sind für alle relevanten Fachrichtungen wie Architektur, Statik, Haustechnik, Bauphysik uvm. die benötigten Leistungen und deren Honorierung festzulegen sowie das Vertragswesen aufzubauen. Die Beauftragung erfolgt basierend auf der definierten Bestellung im Rahmen einer offiziellen Submission, je nach Bedarf freihändig oder nach den Regeln des öffentlichen Beschaffungswesens.

Bauprojekte können aber niemals komplett losgelöst von der internen Stammorganisation abgewickelt werden. Zumindest im Rahmen von Entscheidungsfindungen und Beschlüssen ist die strategische Ebene sowie üblicherweise für die Vertretung von späterem Nutzer und Betrieb die operative Ebene der Stammorganisation einzubeziehen. Dazu müssen die entsprechenden Stellen mit den erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen ausgestattet und für die Mitarbeit in der Projektorganisation abgestellt werden.

Die über 50 Jahre Erfahrung von B+R in der Steuerung anspruchsvoller Bauvorhaben beweist, dass die umfangreichen Erkenntnisse mit Bauprojekten aller Art und Komplexität das wichtigste Fundament für eine erfolgreiche Projektabwicklung bilden. Weitere Erfolgsfaktoren sind eine Zieldefinition in geeigneter Schärfe, eine klar festgelegte Projekt- und Ablauforganisation sowie eine verlässliche, aber auch flexible Projektsteuerung mit Augenmass.

Visualisierungen: So wird der neue «Rieter-CAMPUS» in Winterthur dereinst aussehen.

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