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Oftmals sind in Bauprojekten die zu erbringenden Leistungen und damit auch die Kosten bei Projektstart unzureichend definiert. Dies ist einerseits der phasenbedingten Unschärfe geschuldet, andererseits aber auch der Planung und den in der Grobkostenschätzung eingesetzten Benchmark-Zahlen, welche nicht den Objektinhalt darstellen, sondern nur Annäherungswerte sind. Um den vorhandenen Kostenunsicherheiten zu entgehen, werden von den Planenden in den frühen Projektphasen oftmals die Kostenreserven unverhältnismässig erhöht, was bei einer zu starken Beanspruchung der Reserven zum Projektabbruch führen kann, weil das Projekt mit höheren Kosten nicht mehr wirtschaftlich umgesetzt werden kann.
Für Investoren ist das oberste Ziel, die Kostenauswirkungen eines Projektes möglichst früh zu kennen und die Gesamtkosten am Projektende einzuhalten. Das prozessorientierte Design-to-Cost-Modell ist eine Methode, um ein definiertes Kostendach optimal mit Leistung zu hinterlegen, ohne dass dieses überschritten wird. Bei dieser bewährten Methode kommt das Denken in Modulen oder Optionen zum Einsatz.
Ein Design-to-Cost-Projekt wird bewusst auf einer Grundvariante, also einem tieferen Standard geplant, welche jedoch alle Leistungen gemäss den definierten Projektzielen als Minimalvariante aufzeigt. Bei einem optimalen Projektverlauf, wenn keine Kostenrisken eintreten, können die Leistungen von der Minimal- zu einer Optimal-Variante erhöht werden. Alle Standards, welche gegenüber der Grundvariante erhöht werden sollen, werden im Design-to-Cost-Prozess als Optionen aufgezeigt und einzeln nachvollziehbar mit Kosten hinterlegt. Der grosse Vorteil dieser Methode ist, dass Entscheide über eine mögliche Erhöhung der einzelnen Standards auch erst zu einem späteren Zeitpunkt im Projektablauf getroffen werden können, wenn eine höhere Kostensicherheit besteht. Damit kann gewährleistet werden, dass nur das realisiert wird, was auch tatsächlich finanzierbar ist.
Um die Budgetoptionen differenzieren zu können, müssen diese in zwei Gruppen unterteilt werden: In diejenigen Optionen, welche unbedingt realisiert werden müssen und diejenigen welche optional sind, weil sie beispielsweise einen gestalterischen Mehrwert generieren aber keine direkte Rendite erwirtschaften. Das Denken in Optionen führt zu einer höheren Kostensicherheit, doch es hat auch seinen Preis. Der Planungsaufwand erhöht sich, da zu einem frühen Zeitpunkt alle Optionen bereits in der richtigen Tiefe und mit den korrekten Abgrenzungen geplant werden müssen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Werk sowohl mit wie auch ohne die gezogenen Optionen realisiert werden kann. Dieser Planungs-Mehraufwand muss bei der Ausschreibung der Planenden bereits berücksichtigt werden, um zu einem späteren Zeitpunkt nicht mit ungerechtfertigten Honorarforderungen konfrontiert zu werden. Es empfiehlt sich zudem, die für eine solche Option notwendigen Werk-Leistungen bereits als Eventualpositionen auszuschreiben, um beim Einlösen den effektiven Preis dieser Position zu kennen. Eine spätere Verhandlung, erst nach Abschluss des Werkvertrages, ist für die Auftraggeberin grundsätzlich immer nachteilig.
Obwohl für die Planenden in der Projektierung wie in der Ausschreibung ein geringer Mehraufwand anfällt, lohnt sich die Erarbeitung von Optionen finanziell. Das Denken in Optionen ermöglicht einen transparenten Projektverlauf ohne grosse Unsicherheiten. Das grundsätzliche Problem im Projektalltag ist, dass oftmals zu Unzeiten hohe Kostenschätzungen und Angebote auftreten. Die Mehrkosten müssen dann ad hoc eliminiert werden und binden unnötig Ressourcen.
Die einzelnen DtC-Optionen beinhalten immer die folgenden Informationen:
- Beschrieb der Option,
- Auswirkung und Schnittstellen auf die Minimal-Bestellung,
- Zeitpunkt, wann die Planung für die Option ausgelöst werden muss,
- Zeitpunkt, wann die Option zur Realisierung ausgelöst werden muss,
- Kosten für die Planung,
- Kosten zur Umsetzung der Option (Werkpreise),
- Weitere Terminabhängigkeiten.
In einem Meilenstein-Terminprogramm wird festgehalten, wann welcher Entscheid über die Auslösung von Design-to-Cost-Optionen spätestens erfolgen muss, um diese im richtigen Moment noch ins Projekt zu integrieren. Die Meilensteine werden in die zwei Kategorien Zeitpunkt Planung oder Ausschreibung, und Beginn Bauleistungen unterteilt. Für die dafür erforderliche Kostentransparenz ist es wichtig, dass die Baubuchhaltung auf die im Vorfeld definierten Meilensteine hin aktualisiert wird, um entscheiden zu können, ob genügend finanzielle Mittel vorhanden sind und die Option auch ausgelöst werden kann.
Um einen effektiven Design-to-Cost-Prozess aufzubauen, bedarf es einer guten «Planung der Planung». Dabei müssen die Inhalte der Optionen, die Kosten der beschriebenen Leistung sowie der spätmöglichste Entscheidungszeitpunkt zur Auslösung definiert werden. Als zweites müssen die Optionen kategorisiert werden. Dabei wird unterschieden, ob eine Option aus der offenen Reserve, oder aus einer extra für diese Optionen bereitgestellten DtC-Reserven gespiesen werden. Falls zusätzliche Honorarleistungen zur Umsetzung einer Option erbracht werden müssen, sind diese ebenfalls in die Kosten miteinzurechnen. Zur Steuerung des Prozesses ist ein enges Controlling von Seiten Auftraggeberin notwendig. Denn das Auslösen einer Option kann als „progressiv“ mit höherem Risiko oder «defensiv» mit weniger Risiko beurteilt werden.
Investoren dürfen bei einem Design-to-Cost-Modell nicht in die Versuchung geraten, um jeden Preis kostengünstig zu bauen. Das Modell hilft dabei, die Investitionskosten punktgenau ins Ziel zu führen und nicht das Projekt möglichst weit unter dem Kostenvoranschlag abzuschliessen. Die mit dem Design-to-Cost-Prozess definierten Optionen helfen, die Immobilie zum höchstmöglichen Standard mit einem fixen Kostenrahmen zu realisieren. Jede zusätzliche Option, welche umgesetzt wird, bringt der Immobile als Ganzes eine Aufwertung. So kann zum Beispiel der Standard der Fassade oder die Ausstattung in der Umgebung erhöht werden, um die Attraktivität für die zukünftige Nutzung zu verbessern. Weiter können die Betriebs- und Lifecycle-Kosten der Immobilie stark reduziert werden, wenn in der Anlageinvestition nicht nur die einfachsten oder günstigsten Komponenten verbaut werden.
Der oben beschriebene Design-to-Cost-Prozess basiert auf einem additiven Ansatz. Zu einer Minimalvariante werden Optionen addiert, welche das bestellte Projektergebnis aufwerten. Es kann aber auch ein umgekehrter, subtraktiver Ansatz gewählt werden. Dies bedeutet, dass Negativoptionen beschrieben werden, welche bei einer drohenden Überschreitung des Kostenziels wegzulassen sind. Für diese Vorgehensweise gibt es wiederum unterschiedliche Auslöser. Beispielsweise kann eine Offerte für eine Werkleistung zu hoch ausfallen und die bereits in der Ausschreibung definierten, negativen Eventualpositionen müssen bei der Realisierung des Werkes weggelassen werden. Oder bei einer zu hohen Kostenschätzung wird die Auftraggeberin gezwungen, die Kosten mittels einer Verzichtsplanung wieder auf Kurs zu bringen. In diesem Fall werden in einer Kaskadenplanung diejenigen Module detektiert, welche weggelassen oder signifikant vereinfacht werden können. Der Prozess der Umsetzung verläuft dann analog dem additiven Modell.
Brandenberger+Ruosch hat bereits mit beiden Ansätzen des Design-to-Cost-Modells gute Erfahrungen gemacht. Bei einer Areal-Entwicklung in Basel konnte mit dem additiven Ansatz das Kostenziel und somit die angestrebte Rendite punktgenau angesteuert werden. Die Liegenschaft konnte dadurch in ihrer Materialisierung und ihrer Erscheinung optimal aufgewertet werden. Dies zeigte sich vor allem bei der Erstvermietung, als die gut 200 Wohnungen innerhalb weniger Wochen vergeben waren.
Mit dem subtraktiven Ansatz des Design-to-Cost-Modells gelingt es bei zu hoch veranschlagten Kosten, oder bei politisch definierten Baukrediten, den Kostenrahmen durch einen definierten Prozess wieder ins Lot zu bringen. Oftmals sind diese Einspar-Optionen schmerzhaft, aber unverzichtbar für die weitere Projektdurchführung und den angestrebten Projekterfolg.
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