Die Betriebs- und Unterhaltskosten im Griff behalten

Eine FM-Strategie ist ein wichtiges Instrument, um den Wert einer Immobilie langfristig zu sichern, die Betriebskosten zu optimieren, die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen und einen reibungslosen und gesetzeskonformen Betrieb zu gewährleisten. Es gibt diverse Gründe, eine FM-Strategie zu entwickeln, die zur Rentabilität einer Immobilie beiträgt:

• Werterhaltung und Wertsteigerung: Eine gut durchdachte FM-Strategie sorgt für den langfristigen Erhalt des baulichen Zustands und der Funktionalität einer Immobilie. Regelmässige Wartung und Instandhaltung verhindern grössere Schäden und tragen dazu bei, den Wert der Immobilie zu erhalten oder sogar zu steigern.
   
• Optimierung der Betriebskosten: Eine FM-Strategie analysiert und optimiert die Betriebskosten, beispielsweise für Energie, Wasser, Reinigung, Sicherheit und Wartung. Durch effiziente Prozesse und die Auswahl geeigneter Dienstleister lassen sich signifikante Einsparungen erzielen.
   
• Erhöhung der Nutzerzufriedenheit: Ein professionelles FM sorgt für ein angenehmes, sicheres und funktionales Umfeld für alle Nutzenden (Mieter, Eigentümer, Mitarbeiter etc.).
   
• Sicherstellung der Compliance: Ein professionelles FM beinhaltet die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen und behördlichen Vorschriften in Bezug auf Sicherheit, Umwelt und Betrieb. Eine FM-Strategie stellt sicher, dass diese Anforderungen erfüllt werden und mögliche Risiken minimiert werden.
   
• Effiziente Ressourcennutzung: Eine FM-Strategie kann Massnahmen zur Reduzierung des Energie- und Wasserverbrauchs sowie zur Optimierung der Flächennutzung umfassen. Dies führt zu einer nachhaltigeren Bewirtschaftung der Immobilie und potenziellen Kosteneinsparungen.
   
• Professionelle Organisation und Steuerung: Eine FM-Strategie definiert klare Verantwortlichkeiten, Prozesse und Kommunikationswege für alle Belange des Immobilienbetriebs. Dies ermöglicht eine effiziente Organisation und Steuerung aller FM-relevanten Aufgaben.
   
• Langfristige Planung: Eine FM-Strategie berücksichtigt den gesamten Lebenszyklus der Immobilie und plant zukünftige Instandhaltungs- und Modernisierungsmassnahmen rechtzeitig. Dies ermöglicht eine bessere Budgetierung und vermeidet unvorhergesehene Kosten.

Die genauen Inhalte und der Detaillierungsgrad der FM-Strategie hängen von der Grösse, Art und Nutzung der Immobilie sowie den spezifischen Anforderungen des Eigentümers und der der Nutzung ab. Es ist wichtig, dass die FM-Strategie genügend flexibel ist und bei Bedarf angepasst werden kann. Als Anhaltspunkte für den Aufbau der FM-Strategie können bestehende Modelle wie ProLeMo, LekaS oder ähnliche verwendet werden. 

Eine umfassende FM-Strategie sollte als detailliertes Betriebsführungskonzeptes (BKF) festgehalten werden und die folgenden Kerninhalte abdecken, um eine effiziente Bewirtschaftung der Immobilie zu gewährleisten:

1. Einleitung:

• Hintergrundinformationen zur Immobilie, zum Eigentümer/Verwalter und zum Zweck der FM-Strategie.
• Vision und Mission: Eine klare Formulierung der langfristigen Ziele und Schwerpunkte des grundlegenden Auftrags des Facility Managements für die Immobilie.
   

2. Analyse der aktuellen Situation (bei Bestandesbauten):

• Bestandsaufnahme der Immobilie: Detaillierte Beschreibung der baulichen Struktur, der technischen Anlagen (Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro etc.), der Aussenanlagen und der vorhandenen Infrastruktur.
• Analyse der Nutzerbedürfnisse: Untersuchung der Anforderungen und Erwartungen der Nutzer (Mieter, Eigentümer, Mitarbeiter etc.) an die Immobilie und die FM-Dienstleistungen.
• Bewertung der aktuellen FM-Leistungen: Analyse der bestehenden FM-Prozesse, der eingesetzten Ressourcen, der Servicequalität und der Zufriedenheit der Nutzer.
• Identifizierung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken (SWOT-Analyse): Eine systematische Bewertung der internen und externen Faktoren, die die FM-Strategie beeinflussen können.
• Benchmarking: Vergleich der aktuellen FM-Kennzahlen mit Best Practices und relevanten Vergleichsobjekten.
   

3. Strategische Ziele und Prioritäten:

• Priorisierung der Ziele: Festlegung der wichtigsten Handlungsfelder und der Reihenfolge, in der die Ziele angegangen werden sollen.
• Berücksichtigung der Nachhaltigkeitsaspekte (ESG): Integration von Umwelt-, Sozial- und Governance-Kriterien in die FM-Strategie.
   

4. Handlungsfelder und Massnahmen:

• Technisches Gebäudemanagement
• Infrastrukturelles Gebäudemanagement
• Kaufmännisches Gebäudemanagement
• Nutzerorientierung und Kommunikation
   

5. Organisation und Verantwortlichkeiten:

• Definition der Organisationsstruktur des FM: Interne vs. externe Leistungserbringung, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen.
• Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Personen und Abteilungen.
• Prozessbeschreibungen für wichtige FM-Abläufe.
   

6. Ressourcenplanung:

• Personalplanung: Qualifikationsanforderungen und Personalbedarf.
• Budgetplanung: Detaillierte Aufstellung der Kosten für die Umsetzung der FM-Strategie.
• Einsatz von Technologie: Auswahl und Implementierung von CAFM-Systemen und anderen relevanten Technologien.
   

7. Implementierung und Controlling:

• Zeitplan für die Umsetzung der Massnahmen.
• Festlegung von Kennzahlen (KPIs) zur Messung des Erfolgs der FM-Strategie.
• Regelmäßiges Monitoring und Reporting der KPIs.
• Prozess für die Überprüfung und Anpassung der FM-Strategie.

Basierend auf der FM-Strategie können die operativen Prozesse im Rahmen eines Betriebshandbuches (BHB) detailliert beschrieben und ausgeführt werden. Diese Arbeitsanweisung für die ausführenden Organe stellt sicher, dass die in der Strategie gesteckten Ziele erreicht und gemessen werden. 

Um den Nutzen und die Ziele der FM-Strategie zu erreichen, müssen die definierten Vorgaben auch gelebt werden. Das heisst, sie müssen regelmässig kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden. Nur eine konsequent umgesetzte Strategie kann die Erwartungen auch erfüllen.