Artikel auf LinkedIn teilen
Nicht nur bei B+R ist künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag angekommen. Bei der Bandbreite an grossen Erwartungen, punktueller Euphorie und berechtigter Skepsis stellt sich für viele Organisationen dieselbe Frage: Wie gelingt der sinnvolle Einsatz von KI jenseits gehypter Tools und vollmundiger Effizienzversprechen? Wir bei B+R haben diese Frage bewusst nicht technisch, sondern strategisch beantwortet. Statt mit schnellen Lösungen zu starten, begann der Weg mit der Entwicklung einer unternehmerischen Haltung, mit einer klaren Vorstellung über die zu erreichenden Ziele und mit Vertrauen in die Kompetenz der Mitarbeitenden. Die folgenden Zeilen blicken zurück auf die ersten 100 Tage mit KI@B+R. Sie erläutern den Weg dorthin und zeigen warum Eigenverantwortung, Lernen und Vereinfachung entscheidender sind als der alleinige Glaube, dass KI es schon richten wird.
Ausgangslage
Die Auseinandersetzung mit Künstlicher Intelligenz begann bei B+R nicht mit einem Tool, sondern mit einer bewussten strategischen Fragestellung in der Geschäftsleitung: Welcher Mehrwert durch KI geschaffen werden kann und welche Bedeutung sie für B+R hinsichtlich Unternehmenskultur, Arbeitgeberattraktivität sowie praktischer Anwendung spielt. Dabei stand zunächst die Grundlagenerarbeitung im Zentrum: Welche Chancen bietet der Markt, welche Entwicklungen zeichnen sich ab und welche Gefahren sind zu beachten. Diese Basis ermöglichte es uns, als Organisation eine Haltung zu KI zu entwickeln. Die Diskussionen in der Geschäftsleitung führten dazu, das Potenzial von KI im Rahmen der Unternehmensstrategie einzuordnen und einen konkreten Umsetzungsvorschlag zu entwickeln.
Im Jahr 2025 folgte eine gezielte Testphase. In einem Kernteam aus ausgewählten Mitarbeitenden und Mitgliedern der Geschäftsleitung wurden verschiedene Tools getestet, Anwendungsfälle erprobt, Erfahrungen gesammelt und Erwartungen mit der Realität abgeglichen. In dieser bewusst breit angelegten Phase wurden mit Offenheit für neue Ansätze, aber auch mit klarem Blick auf Grenzen, Risiken und organisatorische Rahmenbedingungen die einzusetzenden Anwendungen evaluiert. Parallel dazu gleiste das Kernteam die konkrete Umsetzung technisch und kulturell auf. Der offizielle Startschuss für den breiten Einsatz erfolgte am 1. Januar 2026. Mit diesem Datum wurde Microsoft Copilot for Business allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Damit begann eine neue Phase der Projektarbeit, in der KI als unterstützendes Werkzeug von allen Mitarbeitenden genutzt werden kann.
Zwischenfazit nach 100 Tagen
Nach drei Monaten intensiver Nutzung lässt sich ein erstes, differenziertes Fazit ziehen. Die Copilot App hat sich rasch als zentraler Einstiegspunkt zur KI etabliert und bietet einen niederschwelligen Zugang zu den verschiedenen Funktionen. Dabei war die Sensibilisierung auf die beiden Umgebungen «Arbeit» und «Web» eine essenzielle Grundlage. Ebenso erwiesen sich die kontinuierliche Weiterentwicklung der App sowie die zielgerichtete Zusammenarbeit der Mitarbeitenden mit der App als wesentliche Erfolgsfaktoren im Arbeitsalltag. Ein weiterer Mehrwert der Microsoft KI zeigt sich in der Nutzung von Copilot innerhalb der Office-Anwendungen. Hier unterstützt Copilot bei der Protokollierung von Teams-Calls dank Transkription, bei der Texterstellung in Word wie beispielsweise diesem Artikel, bei der Auswertung und Strukturierung von Dokumenten in SharePoint sowie beim Finden von passenden Excelformeln. Copilot wird dabei bewusst nie als Ersatz für Fachkompetenz verstanden, sondern als produktiver Assistent und Sparringspartner im Arbeitsprozess. Die effiziente Erstellung von Standarddokumenten gelingt bis anhin erst bedingt, wird sich aber sicherlich noch verbessern. Darüber hinaus konnten wir erste Erfahrungen mit Agenten sammeln. Diese eröffnen zusätzliche Möglichkeiten zur kontextspezifischen Unterstützung beispielsweise in Bezug auf unsere Know-how-Ablage aber auch für wiederkehrende Aufgaben und Automatisierungen. Obwohl die Einsatzmöglichkeiten erst erprobt werden und laufend neue Entwicklungen entstehen, sind der erwartete Mehrwert und das Potenzial zur Weiterentwicklung klar erkennbar. Voraussetzung ist, dass die Integration bewusst gesteuert und kontrolliert erfolgt.
Eine interne Umfrage nach den ersten 100 Tagen zeigt: Copilot unterstützt vor allem beim Strukturieren und Zusammenfassen. Die daraus resultierende Zeitersparnis nannten die meisten Befragten als wichtigsten Nutzen. Viele setzen Copilot bereits regelmässig ein, insbesondere für Rechercheaufgaben, zur Bearbeitung von Texten in Word oder für Analysen in Excel. Gleichzeitig zeigt sich für zahlreiche Mitarbeitende, dass die Qualität der Antworten schwankt und der Kontext nicht immer eindeutig erfasst wird. Hier besteht noch Optimierungspotenzial. Daher ist unser Zwischenfazit nach diesen Rückmeldungen: Der Copilot unterstützt dann am effizientesten, wenn wir ihn sehr bewusst einsetzen. Präzise Fragen, kurze Einordnung des Kontextes und das Verständnis, KI als Sparringspartner einzusetzen, verbessern die Ergebnisse massgeblich und sorgen für deutlich spürbare Effekte im Alltag.
Ausblick
In der kommenden Phase stehen die interne Weiterbildung und Befähigung unserer Mitarbeitenden im Vordergrund. Dabei unterstützen wir Mitarbeitende beim Umgang mit KI nicht nur technisch, sondern vor allem auch methodisch. Ein breit aufgestelltes Kernteam steht allen als erste Anlaufstelle zur Verfügung. Zudem schaffen wir praxisnahe Hilfestellungen für Projektarbeit und Erfahrungsaustausch, welche Raum für Fragen, Reflexion und gemeinsames Lernen bieten. Parallel dazu beobachtet das Kernteam die Entwicklung am Markt aufmerksam. Dazu werden neue Tools getestet sowie bestehende Anwendungen weiterentwickelt und verfeinert. Dieses Vorgehen ist vollständig in unseren Unternehmensprozess der kontinuierlichen Verbesserung eingebettet. Aus unserer unternehmerischen Haltung heraus lassen wir uns nicht von kurzfristigen Trends beeinflussen, sondern verfolgen konsequent das Ziel eines langfristigen Nutzens für Organisation, Mitarbeitende und Projekte.
Für die nächsten Monate ergibt sich aus den Ergebnissen der internen Umfrage folgender Fokus: Viele Mitarbeitende wünschen sich konkrete Praxisbeispiele, Prompt-Vorlagen und eine einfache Vorgehensweise („Wie nutze ich KI sinnvoll?“). Das spricht dafür, unsere Befähigung kurz, praktisch und direkt in den Arbeitsalltag zu integrieren - beispielsweise mittels kurzer Lernimpulse, regelmässigem Austausch und handlichen Leitfäden, welche direkt angewendet werden können. Diese Elemente prüfen wir sorgfältig und bauen sie, wo sie Nutzen stiften, bei Bedarf schrittweise aus. Zudem wurden in der Umfrage mehrfach «Best Practices und Wissensaufbau» sowie «Effizienz im Alltag» und «Agents und Automatisierung» als Prioritäten genannt. Diese Ziele passen zum eingeschlagenen Weg: Wir testen gezielt, was wirkt, und übernehmen nur, was den Arbeitsprozess effektiv vereinfacht. Gleichzeitig achten wir darauf, Sicherheit und Governance zu gewährleisten - ein Anspruch, welcher in den Rückmeldungen ebenfalls genannt wurde. Die Mitarbeitenden sollen sich künftig stärker den strategischen und führungstechnischen Herausforderungen eines Projekts widmen können und sich bei standardisierten, repetitiven Arbeiten vermehrt von KI unterstützen lassen.
Take-aways
Zusammenfassend lässt sich unser eingeschlagener Weg sinnbildlich mit dem Leitsatz «let my people go surfing» beschreiben. Unsere Unternehmensstrategie und Organisation definieren den Rahmen, geben Orientierung und schaffen klare Leitplanken. Die kontinuierliche Verbesserung zeigt mögliche Surfspots (Einsatzbereiche) auf und stellt die passenden Bretter (effektive Hilfsmittel) bereit. Innerhalb dieses Rahmens erhalten die Mitarbeitenden jedoch bewusst Freiraum, um eigene Erfahrungen zu sammeln, unterschiedliche Wellen zu reiten und ihren persönlichen Stil zu entwickeln. Diese Haltung stärkt Eigenverantwortung und Teamgeist gleichermassen. Sie fördert einen ressourcenschonenden Umgang mit neuen Technologien und ermöglicht dank Vereinfachung der Prozesse eine hohe Qualität der Ergebnisse. KI wird so nicht zum Selbstzweck, sondern zu einem Werkzeug, das den Menschen in den Mittelpunkt stellt und ihn in seiner Arbeit unterstützt. Die Zukunft gehört nicht der KI selbst, sondern Menschen, die sie sinnvoll nutzen.
Die folgenden Fachartikel bilden die Grundlage von KI@B+R: